Почему молочное производство требует идеальной структуры и отлаженных процессов

Любая остановка производства, поломка оборудования или сбой в планировании может привести к тому, что молоко не успеют отправить в переработку, и оно пропадет. Важно помнить, что для молочной компании согласованность рабочих процессов и взаимодействие между отделами имеет первостепенное значение, возможно, как ни в одной другой отрасли производства.

24 ЧАСА, КОТОРЫЕ РЕШАЮТ ВСЕ

Корова дает молоко каждый день. За 24 часа его необходимо охладить, доставить до завода, провести анализы, принять и переработать. Затем приемные емкости должны быть вымыты и подготовлены для следующей партии. Нельзя просто остановить процесс на сутки. 

Где возникают проблемы? Основные точки риска

Существует множество рабочих моментов, где сбои могут привести к серьезным последствиям. Вот только некоторые из них:
1. Приемка молока: несогласованность работы лаборатории и отдела приемки. Например, разные графики работы сотрудников разных отделов или неритмичные поставки сырого молока могут замедлить, приостановить или существенно замедлить процесс приемки.
2. Планирование производства: плохо организованное планирование приводит к задержкам и сбоям в производстве и чрезмерным остановкам оборудования, которые сказываются на всей цепочке производства, начиная от приема молока.
3. Процесс розлива готовой продукции: нарушение в работе оборудования, подаче упаковочного материала или неорганизованные рабочие смены, могут нарушить процесс выпуска готовой продукции.
4. Поломки оборудования: несвоевременные профилактические работы, отсутствие запасных частей и расходных материалов или квалифицированных работников на рабочем месте приводят к внезапным и продолжительным остановкам.
5. Складские операции: отсутствие места на складе, нехватка персонала, хаос в складском хозяйстве задерживают прием готовой продукции от производства и своевременные отгрузки клиентам.
6. Сбои в продажах: резкие изменения в продажах приводят к избытку или нехватке продукции, и, как следствие, в сбоях в производстве.

Каждая из этих ситуаций не просто замедляет работу — они нарушают гармонию в работе всех звеньев производственного процесса компании и наносят удар по финансовому результату и эффективности бизнеса.

Правильное распределение ответственности — ключ к успеху

Вам знакомы вышеперечисленные ситуации? Сталкивались ли вы когда-нибудь с ними на вашем производстве? Не важно, сколько у вас сотрудников в компании, 50 или 500, если ваш ответ «Да», обязательно проверьте и убедитесь, что:
• В вашей компании есть понятный бизнес-процесс, где прописаны функции и задачи каждого отдела
• В этом процессе есть контрольные точки, в которых от предыдущего отдела вместе с сырьем, упаковкой, продуктом следующему отделу передается и ответственность. Передача ответственности задокументирована
• В процессе отсутствуют повторяющиеся, дублирующие, излишние процессы, которые являются причиной сбоев, «человеческого фактора», необоснованных финансовых расходов компании
• Все процессы идут по потоку, шаг за шагом, не пересекаются и не возвращаются туда-сюда с одного отдела в другой

Эти важные и несложные действия, помогут вам:
• Повысить прозрачность процессов. Четкая передача ответственности между отделами гарантирует, что каждый участник процесса будет понимать, какой результат от него ожидается и нести ответственность за свои действия и их последствия
• Сократить время на выяснение обстоятельств и поиск «крайних». В случае, если все-таки произошел сбой в работе компании, будет ясно в чем именно причина и кто несет ответственность за данный сбой. Гораздо легче выяснить и устранить истинные причины таких ситуаций и избежать их повторения в будущем, вместо того чтобы тратить время и энергию на поиск «крайних»
• Увидеть реальную эффективность работы каждого отдела. Данный подход позволит вам четко понимать экономическую эффективность каждого отдела и процесса. Создавать адекватные бюджеты компании на краткосрочную и долгосрочную перспективу. Выявить «слабые звенья» во всей цепочке, оперативно реагировать и принимать решения, в случае отклонения результатов компании от бюджета
• Строить управляемый и прогнозируемый бизнес. Планировать развитие и расширение в соответствии с истинными потребностями компании, планомерно и гармонично расширять производство

Как это выглядит на практике

Для примера привожу как стала выглядеть структура компании и ее бизнес-процесс после всех перечисленных выше действий:



В итоге, только за счет изменения структуры, без финансовых затрат:

• Жалобы на качество готовой продукции сократились на 90%
• Стоимость логистики сократилась на 45%
• Повысился контроль производственного процесса на всех этапах
• Полностью исчезли ситуации, при которых на производство передавались некачественные или просроченные материалы
• Были сокращены позиции, выполняющие дублирующие функции
• И самое главное, выросла маржинальность бизнеса

Заключение: три совета для руководителей молочных производств

1. Проверьте организационную структуру компании. Соответствует ли она реальным процессам? У всех ли сотрудников есть четкие обязанности и зоны ответственности?
2. Проведите встречу с ключевыми руководителями. Спросите, что они изменили бы для улучшения своей работы и эффективности своего отдела? Где они видят слабые места при коммуникации со смежными отделами?
3. Внедряйте изменения осторожно, но последовательно. Больше общайтесь с ключевыми сотрудниками, объясняйте, что вы делаете и почему. Чтобы снизить страх и сопротивление. Найти в их глазах единомышленников и получить максимальную пользу при минимальных затратах!

Присоединяйтесь к телеграмм-каналу, посвященному гармоничному развитию бизнеса, оптимальной структуре и эффективным бизнес-процессам. Вместе с вами обсудим, как можно оптимизировать процессы и избежать потерь.